Art. 1 – Scopo e ambito di applicazione

Al fine di contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 ed in parziale deroga alle norme statutarie, nelle more di una loro idonea ridefinizione, viene emanato il presente Regolamento al fine di disciplinare lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni dell’Assemblea dei Soci in seduta Ordinaria e in seduta Straordinaria.

Art. 2 – Definizione

Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni dell’Assemblea dei Soci che si svolgano, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione, la partecipazione e l’esercizio del diritto di voto da parte dei Soci, pur senza la loro presenza fisica nel luogo stabilito in convocazione e senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il Presidente e il Segretario.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

1. Le sedute si svolgono mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettano, al contempo:
a) la partecipazione tramite comunicazione scritta e/o la comunicazione audio e/o video tra i
partecipanti;
b) l’identificazione di ciascuno dei partecipanti anche tramite appello nominale;
c) l’intervento nonché l’espressione di voto sugli argomenti messi all’ordine del giorno della seduta.
2. Gli strumenti a distanza della Cassa Mutua assicurano:
a) la riservatezza della seduta, garantita anche attraverso l’accesso dei partecipanti previo invito;
b) il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
c) la contestualità delle decisioni;
d) la sicurezza dei dati e delle informazioni condivise durante lo svolgimento delle sedute
telematiche;
e) l’eventuale registrazione digitale audio/video della seduta tramite piattaforma telematica di
videconferenza/webinar.
3. Ai Soci è consentito collegarsi da un qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni di
cui al presente Regolamento, purché non aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di
accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (come l’uso di cuffie o altre
apparecchiature idonee a tale scopo).
4. Sono considerate tecnologie idonee ai fini della validità della seduta e delle delibere assunte:
teleconferenza, videoconferenza, webinar che consentano l’intervento e la partecipazione dei soci
regolarmente accreditati.

Art. 4 – Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

L’adunanza telematica può essere utilizzata per qualsiasi tipo di Assemblea e in riferimento a qualsivoglia oggetto di deliberazione.

Art. 5 – Convocazione

1. L’Assemblea è convocata dal Presidente della “Mutua” con le modalità di cui all’art. 11 dello Statuto.
2. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno e la specificazione che la seduta avverrà tramite strumenti telematici, indicando la modalità operativa di partecipazione e di accesso con preregistrazione ai lavori dell’assemblea e successivo invio dell’accredito con indicazione delle modalità di accesso riservato e personale.
3. La preregistrazione è possibile fino alla data indicata nel modulo di registrazione, in modo da consentire la verifica dei requisiti di partecipazione (regolarità associativa/altro) e l’organizzazione dei lavori rispetto alla piattaforma di collegamento individuata oltre all’invio ai partecipanti delle
credenziali di accesso. È possibile collegarsi all’Assemblea tramite PC, tablet o smartphone. È preferibile per ragioni tecniche l’utilizzo del PC (personal computer). Entro lo stesso termine, ciascun Socio può delegare altro Socio alla partecipazione all’Assemblea. È obbligatorio allegare al
modulo di preregistrazione la copia del documento di identità e, ai fini di cui ai periodi che precedono, le eventuali deleghe con relativi documenti d’identità dei Soci deleganti. Dopo aver
perfezionato la preregistrazione, vengono fornite all’indirizzo mail indicato dal Socio le credenziali di accesso per la partecipazione all’Assemblea.

Art. 6 – Svolgimento delle sedute

1. Per la validità della seduta telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per la seduta ordinaria in presenza in virtù del vigente Statuto. L’Assemblea convocata in via telematica è presieduta dal Presidente o da un suo delegato.
2. Preliminarmente allo svolgimento dell’Assemblea, il Presidente nomina una Commissione composta da 3 (tre) soci o membri del C.d.A. che verificano la validità della convocazione, la sussistenza del numero legale e l’identificazione dei partecipanti. A tale ultimo scopo sarà verificata l’identità e la presenza del partecipante con le modalità indicate all’art. 5.
3. La sussistenza dei requisiti indicati ai commi precedenti è verificata e garantita dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
4. Nell’ipotesi in cui sussista l’impossibilità di collegamento telematico fin dall’inizio della riunione e non vi sia la possibilità di riattivarlo in tempi congrui, l’Assemblea non può costituirsi validamente ed è necessario procedere alla sua riconvocazione, salvo che si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione.
5. Nell’ipotesi in cui il collegamento telematico venga meno durante lo svolgimento della seduta, il Presidente può sospendere la riunione e, qualora sia possibile riattivare il collegamento in tempi congrui, l’assemblea può proseguire dopo l’interruzione. In caso contrario, l’Assemblea si considera sciolta ed è necessario procedere alla sua riconvocazione, fatte salve eventualmente le deliberazioni
già approvate.
6. Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della seduta, il collegamento risulti impossibile o venga interrotto limitatamente a uno o più partecipanti la riunione può comunque svolgersi qualora sia assicurato il numero legale necessario a garantire la validità della seduta, dando atto dell’assenza giustificata del socio o dei soci impossibilitati a mantenere attivo il collegamento.
7. Ai soli fini della verbalizzazione è consentita la registrazione delle sedute telematiche che si svolgano in modalità audio/video. Tale registrazione, in mancanza di contestazioni, viene cancellata decorsi gg. 60 dall’approvazione del verbale della seduta telematica.

Art. 7 – Espressione del voto

1. Ogni partecipante alla seduta a distanza può esprimere il proprio voto in ordine alla deliberazione in esame anche utilizzando eventuali strumenti forniti dal sistema di videoconferenza; all’occorrenza possono essere previste altre forme di espressione del voto da parte dell’avente
diritto. La registrazione del voto viene messa agli atti dell’assemblea.
2. Nel caso in cui il partecipante sia anche portatore di delega di altro Socio, oltre al proprio voto, esprime congiuntamente un altro voto aggiuntivo che sarà automaticamente conteggiato in sede di verbalizzazione.
3. Nel caso in cui il partecipante abbia difficoltà tecniche ad esprimere il proprio voto può, contestualmente alla sessione di voto aperta, inviare una mail all’indirizzo segreteria@cassamutuamipaaf.it con l’espressione di voto palese rispetto alla deliberazione in corso.

Art. 8 – Verbale di seduta

1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati: a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta; b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/le presenze in delega/assenze giustificate; c) l’esplicita
dichiarazione da parte di chi presiede l’organo che lo stesso si è costituito validamente ai sensi del vigente Statuto; d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno; e) il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno a seguito della
relativa votazione, conteggiando anche i voti espressi per delega; f) eventuali problemi tecnici che si siano manifestati nel corso della seduta o della votazione.
2. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei
componenti.
3. Il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente e dal Segretario, è trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, a tutti i componenti l’organo per l’esplicita approvazione.

Art. 9 – Disposizioni di rinvio, transitorie e finali

1. Per quanto non previsto dal presente Regolamento si applicano le disposizioni statutarie e regolamentari.
2. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della sua approvazione da parte del C.d.A. e nello stesso modo può essere modificato

La Presidente
( Alessandra Stefani)
Firmato in originale